Was Glückskekse mit einer Intranet-Einführung zu tun haben
Was macht ein zeitgemäßes und schönes Intranet aus? Mit welchen innovativen Features brilliert man 2012? Im September wurde zum zweiten Mal der IntraNET-Award für das schönste Intranet vergeben. Wir sprachen mit dem Zweitplatzierten, der ANWR GROUP, über dessen Einführungsstrategie.
Zunächst lüften wir kurz das Geheimnis. Was haben Glückskekse mit Ihrer Intraneteinführung zu tun?
Wir sind der Überzeugung, dass eine Intraneteinführung inszeniert werden muss. Wir wollten die Kolleginnen und Kollegen abholen, sie auf den Weg bis zum eigentlichen Start mitnehmen, sie neugierig machen. Die Glückskekse empfanden wir als lustige und schlüssige Idee ohne Erklärungsbedarf. Die Glückskekse wurden an allen Standorten der ANWR GROUP verteilt, im Casino, am Empfang, in Besprechungsräumen etc. Statt eines weisen Spruchs fanden die Mitarbeiter in jedem Glückskeks einen Link zu einem Bereich des Intranets. Ein kleiner Ausschnitt wurde ähnlich einem Scheinwerferlicht beleuchtet. Los ging der Run auf die Glückskekse, denn wer möglichst viele verschiedene Links hatte, konnte die meisten Intranet-Seiten erspähen. Natürlich waren auch Nieten dabei, um den Spieltrieb zu fördern.
Die meisten entscheiden sich bei einer Intraneteinführung gegen eine „Big-Bang-Strategie“ und empfehlen stattdessen die Einführung in Phasen: also zunächst nur „klein“ beginnen. Dabei bezieht sich klein nicht auf die Anzahl der Benutzer, sondern meint, das Intranet besser nur mit einem begrenzten Nutzungsumfang vorzustellen. Für welche Strategie haben Sie sich entschieden?
Wir haben uns für einen „kleinen Big-Bang“ entschieden. Big-Bang, weil sich am Start der Sieger zeigt, „klein“ – weil wir auf ein lernendes, sich ständig weiterentwickelndes System setzen. Natürlich wird es weitere Ausbaustufen geben. Wir sind bereits in der Konzeptionsphase für Release 2.
Wir haben aber viele Funktionen in Release 1.0 abgedeckt. Zum Beispiel hatten wir zum Start bereits eine Mitarbeiterdatenbank und eine Kommunikationsplattform. Durch diese Tools ist es so einfach wie bei Facebook, Kontakte zu Kollegen zu finden und zu pflegen, sich über berufliche wie private Interessen und Ideen auszutauschen, nur viel nützlicher. Zu den Basics gehört natürlich, dass Dokumente nicht mehr lange gesucht werden müssen, sondern klar strukturiert und immer aktuell abgelegt sind. Dank der News ist man über alles top informiert. Und vor dem Heimweg weiß jeder wie er am besten staufrei nach Hause kommt oder was morgen im Casino auf dem Speiseplan steht. Wir hatten immer das Ziel im Fokus – unser Intranet sollte effizient, smart, persönlich und wirklich nützlich sein.
Das Intranet ist ein unternehmensweites Projekt, das alle Abteilungen betrifft, nicht nur die IT. Welche Abteilungen waren bei Ihnen in der Projektphase mit eingebunden?
Wir haben so viele Abteilungen bzw. Kollegen aus verschiedenen Tochtergesellschaften und Standorten wie möglich eingebunden, aber auch darauf geachtet, dass die Projektgruppe nicht zu groß wird und damit ihre Diskussions- und Entscheidungsfähigkeit gelitten hätte. Es ist in meinen Augen sehr wichtig, im Vorfeld mit möglichst vielen Personen zu sprechen. Wir haben auch genau aus diesem Grund vor Projektstart eine Online-Umfrage gemacht, um herauszufinden, welche Informationen in unserem Intranet zu finden sein sollen. In der eigentlichen Projektphase ist dann eine sehr enge Abstimmung im Projektteam und mit der IT von Vorteil.
Wie haben Sie Ihren Vorstandsvorsitzenden Günter Althaus in den Launch eingebunden?
Zunächst hatten wir das Glück, dass er der Projektgruppe sehr großzügig freie Hand gelassen hat. Er wurde regelmäßig über den Stand der Entwicklungen informiert. Zum Kick-off hat er mit einer Videobotschaft – einer persönlichen Ansprache an die Mitarbeiter – den Launch gestartet. Er begrü.te alle Mitarbeiter mit den Worten: „…MY ANWR steht ab jetzt für Sie bereit… Auf was es jetzt ankommt ist, dass wir das Haus mit Leben füllen“, und bedankt sich beim Projektteam für die geleistete Arbeit. Symbolisch zerschneidet er ein rotes Band zur offiziellen Eröffnung von MY ANWR. (…)
Das gesamte Interview sowie weitere Beiträge zum Thema Social Media in der Internen Kommunikation und dem Schwerpunkt Employer Branding finden Sie im Newsletter "IK im Fokus" (1/2013).
Nadine Pachali ist gelernte Werbekauffrau, Medienproduktionerin und staatlich geprüfte Kommunikationswirtin. Nach mehrjähriger Tätigkeit in einer PR- und Werbeagentur war sie im Marketing eines internationalen Pharmakonzerns tätig. Heute ist sie verantwortlich für den Bereich digitale Kommunikation bei der ANWR GROUP, dazu zählt u.a. ihre Tätigkeit als Intranetverantwortliche.